Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Philipp Spengler – Goldschmied
Kurt-Schumacher-Ring 55
65195 Wiesbaden, Deutschland
E-Mail: support@benchtool.de
2. Zwei Rollen – bitte einmal lesen
BenchTool verarbeitet zwei sehr unterschiedliche Arten von Daten, und dafür gelten unterschiedliche Regeln:
- Deine eigenen Daten (Konto, Zahlung, Nutzung der App): Dafür sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Diese Erklärung beschreibt, was damit geschieht.
- Die Daten, die du in BenchTool eingibst – insbesondere dein Kundenstamm und deine Rechnungen: Das sind Daten deiner Kunden. Dafür bist du der Verantwortliche, wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Geregelt ist das im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Bestandteil deines Nutzungsvertrags ist.
3. Werkstatt-Team: wer sieht was
Mit der Werkstatt-Lizenz kannst du weitere Personen in dein Werkstatt-Konto einladen. Solange jemand Mitglied ist, gilt:
- Gemeinsam sichtbar und bearbeitbar sind die Projekte des Arbeitsplaners und der Kundenstamm der Werkstatt.
- Nur lesbar sind Rechnungen, die ein anderes Mitglied erstellt hat. Ändern oder löschen kann sie niemand sonst – das verlangt die GoBD.
- Privat bleibt der persönliche Berechnungsverlauf. Andere Mitglieder sehen ihn nicht.
- Mitglieder sehen die E-Mail-Adressen der übrigen Mitglieder, damit erkennbar ist, wer Zugriff hat.
Verantwortlicher für den gemeinsamen Kundenstamm ist die Inhaberin oder der Inhaber der Werkstatt. Wer Mitglieder einlädt, entscheidet damit, wer Zugriff auf personenbezogene Daten der Kundschaft erhält, und ist für diese Auswahl verantwortlich. Wir empfehlen, Mitglieder schriftlich auf Vertraulichkeit zu verpflichten und ausgeschiedene Personen umgehend zu entfernen.
Wird ein Mitglied entfernt oder tritt es aus, verliert es sofort den Zugriff auf Projekte, Kundenstamm und Rechnungen der Werkstatt. Bereits erstellte Rechnungen bleiben der Werkstatt erhalten – sie unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von bis zu acht Jahren und dürfen nicht mit der Person verschwinden, die sie geschrieben hat.
4. Welche Daten wir verarbeiten
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt der Registrierung | Konto, Anmeldung, Passwort-Zurücksetzen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) |
| Zahlungsstatus, Tarif, Laufzeit, Stripe-Kennungen. Keine Karten- oder Kontodaten auf unseren Systemen | Abwicklung und Verwaltung des Zugangs | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Geräte-Kennung (eine zufällige Nummer, kein Gerätefingerabdruck), Anzahl genutzter Geräte | Begrenzung auf die lizenzierte Gerätezahl | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Schutz vor unberechtigter Weitergabe) |
| Werkstattprofil: Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, USt-IdNr., Steuernummer, Bankverbindung, Logo | Erzeugung von Angeboten und Rechnungen mit deinem Briefkopf | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Arbeitsplaner-Projekte samt Notizen, Arbeitsschritten, Zeiten und ggf. Fotos | Speicherung und Abgleich deiner Projekte zwischen deinen Geräten | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Baupläne und Skizzen zu einem Auftrag: Titel, Art, Notizen, Dateiname und Datei selbst (Zeichnung, Skizze, 3D-Modell, technische Zeichnung), soweit du sie einem Kunden zuordnest | Ablage der Entwürfe und Pläne beim Auftrag – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Berechnungsverlauf (Eingaben und Ergebnisse der Rechner) | Wiederverwendung früherer Berechnungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Kundenstamm und Rechnungen (Daten deiner Kunden) | Auftragsverarbeitung für dich – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Angaben, die deine Kunden über das Kundenformular selbst eintragen: Anrede, Name, Anschrift, E-Mail, Telefon sowie freiwillige Angaben zum Stück (Ringweite, Anlass, Wunsch). Der Zugang läuft über einen zufälligen Code, den du selbst weitergibst; die Angaben landen in einem Eingang und gehen erst in deinen Kundenstamm über, wenn du sie übernimmst | Erfassung deiner Kundendaten durch die Betroffenen selbst – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Betriebsausgaben: Datum, Betrag, Steuersatz, Kategorie, Lieferant, Beschreibung, wiederkehrende Kostensätze sowie hochgeladene Belege (Foto oder PDF) | Ausgabenerfassung und Auswertung deiner Werkstatt – siehe Abschnitt 2 | Für deine eigenen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Daten Dritter enthalten sind, Art. 28 DSGVO – Verantwortlicher bist du |
| Kontoumsätze, die du selbst als Datei aus deinem Online-Banking hochlädst: Buchungstag, Betrag, Name des Zahlungsbeteiligten, Verwendungszweck. BenchTool verbindet sich nicht mit deiner Bank und speichert keine Zugangsdaten – gelesen wird ausschließlich die Datei, die du hochlädst | Abgleich der Umsätze mit Ausgaben und Rechnungen – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Werkstatt-Team: Zugehörigkeit, Rolle (Inhaber oder Mitglied), Einladungen mit E-Mail-Adresse, Zeitpunkt des Beitritts | Gemeinsamer Zugriff auf Projekte und Kundenstamm, Nachvollziehbarkeit der Zugriffsrechte | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bei ermäßigtem Zugang: Rolle, Klasse, Ausbildungsstätte, hochgeladener Nachweis | Prüfung der Berechtigung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Reparaturaufträge: Angaben zum Schmuckstück, Arbeitsbeschreibung, Preise, Termine und Fotos des Zustands bei der Annahme, dazu Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftraggebers | Auftragsverarbeitung für dich – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Ankäufe: angekaufte Gegenstände, Material, Gewicht, Beträge, Zahlungsart, Fotos der angekauften Stücke sowie Name und Anschrift des Verkäufers | Auftragsverarbeitung für dich – siehe Abschnitt 2 | Art. 28 DSGVO, Verantwortlicher bist du |
| Ausweisangaben deiner Kunden: Dokumentart und -nummer, Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, ausstellende Behörde, Gültigkeitsdatum, Anschrift. Keine Bilder oder Scans des Dokuments – siehe Abschnitt 4a | Erfüllung deiner Pflichten nach dem Geldwäschegesetz beim Ankauf; bei Reparaturen nur, wenn dein Kunde eingewilligt hat | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 10, 11 GwG (Ankauf); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Reparatur). Verantwortlicher bist du |
| Nachrichten über das Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Text, auf Wunsch Telefonnummer für einen Rückruf | Beantwortung deiner Anfrage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanbahnung, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen) |
| Freiwillig übermitteltes Feedback | Fehlerbehebung und Weiterentwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Server-Protokolle des Hosters: IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource | Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
4a. Ausweisdaten: was BenchTool bewusst nicht tut
Beim Ankauf von Edelmetall bist du als Händler ab bestimmten Beträgen gesetzlich verpflichtet, deinen Verkäufer zu identifizieren und die Angaben aufzuzeichnen (§§ 10, 11 Geldwäschegesetz). BenchTool unterstützt dich dabei – speichert aber kein Bild des Ausweises.
Die Kamerafunktion dient allein dazu, das Dokument groß auf den Bildschirm zu holen und abzulesen. Die Aufnahme bleibt im Arbeitsspeicher des Geräts, wird nicht übertragen und ist verschwunden, sobald die Seite geschlossen wird. Gespeichert werden ausschließlich die Textfelder.
Wichtig, damit du nicht in eine Falle läufst: Besteht im Einzelfall eine Identifizierungspflicht nach dem Geldwäschegesetz, verlangt § 8 Abs. 2 GwG zusätzlich, eine Kopie des herangezogenen Dokuments anzufertigen oder es optisch digitalisiert zu erfassen. Das Notieren der Angaben allein genügt dieser Pflicht nicht. BenchTool bewahrt diese Kopie bewusst nicht auf – du musst sie außerhalb der Anwendung aufbewahren, etwa in deiner Ankaufsakte. Die Anwendung unterstützt dich bei der Aufzeichnung der Angaben, ersetzt aber weder die Kopie noch deine eigene Prüfung, ob eine Identifizierungspflicht besteht.
Diese Zurückhaltung ist Absicht: Eine Sammlung von Ausweisbildern wäre für Angreifer das lohnendste Ziel im ganzen System, und sie wäre bei einer Reparatur ohnehin durch nichts zu rechtfertigen. Bei Reparaturen sind die Ausweisfelder deshalb freiwillig und nur nach ausdrücklicher Einwilligung deines Kunden erfassbar; der Zeitpunkt dieser Einwilligung wird mitgespeichert.
Die Aufzeichnungen zum Ankauf werden fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Ankauf stattfand, automatisch von den Personenangaben befreit (§ 8 Abs. 4 GwG). Der Vorgang selbst bleibt als Buchungsbeleg erhalten, ohne die Person.
5. Wo die Daten liegen
Die Datenbank und der Dateispeicher laufen bei Supabase in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland). Anbieter ist die Supabase Inc. mit Sitz in den USA; für einen möglichen Zugriff aus einem Drittland bestehen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
Der Zugriff auf deine Daten ist auf Datenbankebene je Konto abgeschottet (Row Level Security). Projektfotos liegen in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicher und sind nur über zeitlich begrenzte, signierte Links abrufbar.
6. Empfänger und Dienstleister
| Dienst | Wofür | Sitz / Serverstandort |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher | USA / Server Frankfurt (EU) |
| Vercel Inc. | Auslieferung der Anwendung (Hosting) | USA / Auslieferung über EU-Standorte |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung inklusive SEPA und PayPal | Irland (EU) |
Alle Schriftarten und Programmbibliotheken, die die Anwendung benötigt, liefern wir von unserem eigenen Server aus. Es werden keine Inhalte von fremden Netzwerken wie Google Fonts, jsDelivr oder Cloudflare nachgeladen; an diese Anbieter wird folglich auch keine IP-Adresse übertragen.
Kurse für Edelmetalle ruft ausschließlich unser Server ab. Deine IP-Adresse wird dabei nicht an die Kursanbieter übermittelt.
7. Cookies und lokale Speicherung
BenchTool setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und bindet keine Analysedienste ein. Es gibt deshalb auch kein Einwilligungsbanner: Was wir speichern, ist für den Betrieb der Anwendung unbedingt erforderlich und damit nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Für Nutzer in Österreich gilt § 165 TKG 2021, in der Schweiz Art. 45c FMG entsprechend.
Im Einzelnen wird gespeichert:
| Was | Wo | Wozu | Dauer |
|---|---|---|---|
| Anmelde-Token (Sitzung) | Local Storage | angemeldet bleiben, ohne sich bei jedem Aufruf neu einzuloggen | bis zur Abmeldung |
Geräte-Kennung benchtool_device_id | Local Storage | Zählung der genutzten Geräte gegen die Lizenz. Eine Zufallszahl, kein Gerätefingerabdruck | bis zum Löschen |
Projekte benchtool_planner | Local Storage | Arbeitsplaner offline nutzbar halten, Grundlage des Cloud-Abgleichs | bis zum Löschen |
| Startseiten-Favoriten und zuletzt benutzte Rechner | Local Storage | persönliche Anordnung der Startseite | bis zum Löschen |
| Sprache und Darstellung (hell/dunkel) | Local Storage | Anzeige wie zuletzt gewählt | bis zum Löschen |
| Eigene Schrittvorlagen im Arbeitsplaner | Local Storage | wiederkehrende Arbeitsschritte | bis zum Löschen |
Eingaben und Ergebnisse der Rechner benchtool_state, benchtool_atelier, benchtool_buyin, benchtool_refining, benchtool_sellprice | Local Storage | eine Rechnung nach dem Seitenwechsel weiterführen können | bis zum Löschen |
Maßstab für die 1:1-Ansicht benchtool_px_mm | Local Storage | Bildschirm einmal kalibrieren, damit ein Ring in echter Größe erscheint | bis zum Löschen |
Anordnung der Fenster im Sketchbook bt_fenster | Local Storage | Ebenen- und Werkzeugfenster stehen dort, wo du sie zuletzt hingeschoben hast | bis zum Löschen |
| Anwendungsdateien im Offline-Speicher (Service Worker) | Cache Storage | Nutzung ohne Internetverbindung an der Werkbank | bis zur Aktualisierung |
Diese Einträge liegen auf deinem Gerät, nicht auf unseren Servern, und werden nicht an Dritte übermittelt. Du kannst sie jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen; nicht synchronisierte Inhalte gehen dabei verloren.
8. Speicherdauer
- Konto- und Zahlungsdaten: für die Dauer des Vertrags. Nach Löschung des Kontos werden sie innerhalb von 30 Tagen entfernt.
- Rechnungen, Belege und dazugehörige Kundendaten: Für diese gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Sie werden deshalb nicht vorzeitig gelöscht, sondern nach Vertragsende für die Dauer der Frist gesperrt aufbewahrt, sofern du sie nicht vorher exportierst und wir zur Aufbewahrung nicht mehr verpflichtet sind.
- Berechnungsverlauf: nicht angeheftete Einträge werden nach 180 Tagen und ab mehr als 500 Einträgen automatisch entfernt.
- Projekte und Projektfotos: bis du sie löschst, längstens bis zur Kontolöschung.
- Baupläne, Skizzen und 3D-Dateien: bis du sie löschst, längstens bis zur Kontolöschung. Beim Löschen wird auch die Datei aus dem Speicher entfernt.
- Eingänge aus dem Kundenformular: bis du sie übernimmst oder verwirfst; verworfene und übernommene Eingänge kannst du jederzeit löschen. Schalte den Code ab, wenn du das Formular nicht mehr einsetzt.
- Betriebsausgaben, Belege und hochgeladene Kontoumsätze: bis du sie löschst, längstens bis zur Kontolöschung. Beachte: für Belege können bei dir dieselben handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten wie für Rechnungen – lösche sie erst, wenn du sie anderweitig aufbewahrst.
- Ausbildungsnachweise: bis zur Prüfung der Berechtigung, danach unverzüglich.
- Nachrichten aus dem Kontaktformular: beantwortete Nachrichten zwölf Monate, unbeantwortete vierundzwanzig Monate. Danach werden sie gelöscht. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, gelten für den Schriftwechsel die handels- und steuerrechtlichen Fristen.
- Fotos aus der Reparaturannahme: ein Jahr nach der Abholung. Danach werden Datei und Verweis automatisch entfernt; der Auftrag selbst bleibt als Geschäftsunterlage bestehen.
- Fotos der angekauften Stücke: fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Ankaufs, also gemeinsam mit den übrigen Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz. Sie dienen dem Nachweis, welche Ware tatsächlich angekauft wurde – etwa bei einer Anfrage der Ermittlungsbehörden zu abhanden gekommenen Stücken.
- Ankäufe mit Identifizierungspflicht: Ausweisangaben und Anschrift des Verkäufers fünf Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 8 Abs. 4 GwG), dann automatische Entfernung dieser Angaben. Der Beleg selbst unterliegt weiter der steuerlichen Aufbewahrung.
- Server-Protokolle: nach den Fristen der eingesetzten Dienstleister, in der Regel wenige Wochen.
9. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Wende dich dafür an support@benchtool.de. Deine Daten kannst du in der App jederzeit selbst exportieren.
10. Beschwerderecht
Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden – datenschutz.hessen.de.
11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Rechenmodule der App verarbeiten ausschließlich die von dir eingegebenen Werte und treffen keine Entscheidungen über Personen.
12. Pflicht zur Bereitstellung
Zur Nutzung von BenchTool sind eine E-Mail-Adresse und, außerhalb der Testphase, ein gültiger Zahlungsvorgang erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Konto bereitgestellt werden. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich zusätzlich per E-Mail.