Vertrag zur Auftragsverarbeitung

1. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Verantwortliche im Rahmen der Nutzung von BenchTool einstellt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Der Vertrag läuft für die Dauer des Nutzungsvertrags; Aufbewahrungspflichten nach Ziffer 9 bleiben davon unberührt.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Auslesen, Verändern, Übermitteln in Form von Belegausgaben sowie Löschen personenbezogener Daten zum Zweck der Verwaltung von Kundendaten, der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und E-Rechnungen sowie der Projektdokumentation.

3. Art der Daten

• Stammdaten: Name, Firmierung, Anschrift, Kundennummer, Käuferreferenz oder Leitweg-ID
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Aufträge, Leistungsbeschreibungen, Beträge, Steuermerkmale, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Inhalte aus Projekten: Bezeichnungen, Notizen, Arbeitsschritte, Zeiten und gegebenenfalls Fotos
• Baupläne und Skizzen zu einem Auftrag: Titel, Art, Notizen, Dateiname sowie die Datei selbst (Zeichnung, Skizze, 3D-Modell, technische Zeichnung), soweit sie einem Kunden zugeordnet ist
• Reparaturaufträge: Angaben zum Stück, Arbeitsbeschreibung, Preise, Termine sowie Fotos des Zustands bei der Annahme
• Ankäufe: Gegenstände, Material, Feingehalt, Gewicht, Beträge, Zahlungsart und Fotos der angekauften Stücke
• Angaben, die Kunden des Verantwortlichen über das Kundenformular selbst eintragen: Anrede, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie freiwillige Angaben zum gewünschten Schmuckstück
• Buchhaltungsdaten: Betriebsausgaben mit Datum, Beträgen, Steuermerkmalen, Kategorie und Lieferantenangaben, wiederkehrende Kostensätze sowie vom Verantwortlichen hochgeladene Belegdateien (Foto oder PDF)
• Bank-Umsatzdaten aus vom Verantwortlichen hochgeladenen Kontoauszugsdateien: Buchungsdatum, Betrag, Name des Zahlungsbeteiligten, Verwendungszweck. Eine Verbindung zu Banken oder Zahlungsdienstleistern besteht nicht; verarbeitet wird ausschließlich die vom Verantwortlichen bereitgestellte Datei
• Ausweisangaben, soweit der Verantwortliche sie erhebt: Dokumentart und -nummer, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, ausstellende Behörde, Gültigkeitsdatum. Bilder oder Scans von Ausweisdokumenten werden nicht verarbeitet – die Anwendung sieht dafür keine Speicherung vor

4. Kategorien betroffener Personen

Kunden und Interessenten des Verantwortlichen, dessen Lieferanten und Subunternehmer, Zahlungsbeteiligte der vom Verantwortlichen hochgeladenen Kontoumsätze (etwa Kunden, Lieferanten oder sonstige Dritte) sowie bei der Werkstatt-Lizenz die Mitglieder der Werkstatt.

4a. Werkstatt-Team

Lädt der Verantwortliche weitere Personen in sein Werkstatt-Konto ein, greifen diese im Rahmen der ihnen zugewiesenen Rechte auf dieselben personenbezogenen Daten zu. Sie handeln dabei für den Verantwortlichen, nicht für den Auftragsverarbeiter. Der Verantwortliche wählt die Mitglieder aus, verpflichtet sie auf Vertraulichkeit und entfernt sie, sobald der Zugriff nicht mehr erforderlich ist.

Der Auftragsverarbeiter stellt technisch sicher, dass Projekte und Kundenstamm nur innerhalb der jeweiligen Werkstatt sichtbar sind, dass Rechnungen anderer Mitglieder nicht verändert werden können und dass ausgeschiedene Personen sofort keinen Zugriff mehr haben. Bereits erstellte Rechnungen verbleiben aus Gründen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrung bei der Werkstatt.

4b. Ausweisangaben und gesetzliche Aufbewahrung

Erhebt der Verantwortliche Ausweisangaben – beim Ankauf von Edelmetall ist er dazu ab bestimmten Beträgen nach §§ 10, 11 Geldwäschegesetz verpflichtet –, verarbeitet der Auftragsverarbeiter ausschließlich die Textfelder. Eine Speicherung von Ablichtungen ist technisch nicht vorgesehen; die Kamerafunktion arbeitet ohne Übertragung des Bildes.

Die nach § 8 Abs. 2 GwG erforderliche Kopie oder optische Erfassung des herangezogenen Dokuments verbleibt damit beim Verantwortlichen und wird außerhalb der Anwendung aufbewahrt. Der Auftragsverarbeiter schuldet sie nicht.

Der Auftragsverarbeiter entfernt die Ausweisangaben und die Anschrift des Verkäufers automatisch fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Ankaufs. Diese Löschung erfolgt ohne gesonderte Weisung, weil sie gesetzlich geboten ist; der Verantwortliche kann sie nicht abbedingen. Fotos aus der Reparaturannahme werden ein Jahr nach der Abholung entfernt. Fotos angekaufter Stücke laufen mit der Aufzeichnung selbst und werden fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Ankaufs entfernt.

Die Beurteilung, ob im Einzelfall eine Identifizierungspflicht besteht, obliegt dem Verantwortlichen. Die Anwendung weist auf die Schwelle hin und verhindert den Abschluss ohne vollständige Angaben, ersetzt aber keine eigene Prüfung.

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gilt auch die Bedienung der Anwendung durch den Verantwortlichen. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit.
2. Verpflichtung aller zur Verarbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit.
3. Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Ziffer 10.
4. Unterstützung des Verantwortlichen bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Meldepflichten, soweit erforderlich und mit angemessenem Aufwand möglich.
5. Unverzügliche Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an den Verantwortlichen, in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit allen zur Meldung nach Art. 33 DSGVO erforderlichen Angaben.
6. Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten auf Anfrage; Ermöglichung von Überprüfungen nach Ziffer 8.

6. Rechte und Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Er erteilt Weisungen grundsätzlich in Textform an support@benchtool.de und benennt dort auch Änderungen seiner Ansprechpartner.

7. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz der nachfolgenden Unterauftragsverarbeiter. Sie sind vertraglich auf ein Schutzniveau verpflichtet, das dem dieses Vertrags entspricht.

Unternehmen	Leistung	Ort der Verarbeitung
Supabase Inc., USA	Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher	Frankfurt am Main (eu-central-1)
Vercel Inc., USA	Hosting und Auslieferung der Anwendung	EU-Standorte
Stripe Payments Europe Ltd., Irland	Zahlungsabwicklung	EU

Änderungen teilt der Anbieter mindestens vier Wochen im Voraus in Textform mit. Der Verantwortliche kann aus wichtigem, datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kann die Leistung dann nicht erbracht werden, steht beiden Seiten ein Sonderkündigungsrecht zu. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfindet, erfolgt sie auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

8. Kontrollrechte

Der Verantwortliche kann sich von der Einhaltung überzeugen, in der Regel durch Einsicht in Nachweise und Zertifikate der eingesetzten Dienstleister. Vor-Ort-Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebsablaufs möglich.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Nutzungsvertrags löscht der Auftragsverarbeiter die Daten oder gibt sie zurück, sobald sie für die Leistungserbringung nicht mehr erforderlich sind. Exportfunktionen stehen in der Anwendung bereit. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – insbesondere Rechnungen mit bis zu acht Jahren nach § 14b UStG und § 147 AO – werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt aufbewahrt und danach gelöscht.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Verschlüsselung: Transportverschlüsselung durchgängig über TLS; Verschlüsselung der Datenbank und des Dateispeichers im Ruhezustand.
• Zugangskontrolle: Anmeldung mit Kennwort, Kennwörter ausschließlich als Hash gespeichert; Begrenzung der gleichzeitig genutzten Geräte.
• Zugriffskontrolle: Mandantentrennung auf Datenbankebene durch zeilenbasierte Sicherheitsregeln, sodass jedes Konto ausschließlich eigene Datensätze lesen und schreiben kann; Dateispeicher nicht öffentlich, Zugriff nur über zeitlich begrenzte signierte Verweise.
• Eingabekontrolle: Änderungszeitpunkt und ändernder Nutzer werden protokolliert; finalisierte Rechnungen sind durch eine Datenbankregel gegen nachträgliche Änderung geschützt.
• Verfügbarkeit: tägliche Sicherungen durch den Datenbankdienstleister; die Anwendung ist offlinefähig, sodass lokal weitergearbeitet werden kann.
• Trennungskontrolle: Trennung von Produktiv- und Entwicklungsumgebung.
• Überprüfung: regelmäßige Kontrolle der Zugriffsregeln und automatisierte Sicherheitsprüfungen der Datenbank.

Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Der Anbieter darf sie anpassen, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

11. Haftung

Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien untereinander gelten ergänzend die Haftungsregelungen der Nutzungsbedingungen.